POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AGUA EN CAJA S.A.S.
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AGUA EN CAJA SAS S.A.S.
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En virtud de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en desarrollo de su objeto social, consistente en el desarrollo de plataformas digitales y sistemas informáticos que permitan la producción, venta y comercialización de alimentos y bebidas para consumo humano amigables con el medio ambiente, y en general, la realización de toda actividad lícita de comercio; AGUA EN CAJA SAS S.A.S. (en adelante “AGUA EN CAJA SAS” o la “Sociedad”) ha implementado la presente POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, la cual está compuesta por:
1. DEFINICIONES
Obrando de conformidad con la transparencia y el debido tratamiento a los datos personales, optando siempre por el cumplimiento de las normas, con el fin de brindar un mayor entendimiento al contenido del presente documento, se han extractado de la ley 1581 de 2012, las siguientes definiciones: 1.1. 1.2.
1.3. 1.4. 1.5. 1.6.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Cliente: Persona natural o jurídica que se vincula mediante la suscripción de contratos para adquirir productos y/o servicios de AGUA EN CAJA SAS. Contratistas y/o colaboradores: Persona natural que tiene relación comercial y/o de colaboración con AGUA EN CAJA SAS. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; sin perjuicio de lo anterior,
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la Sociedad tratará los datos de las personas jurídicas bajo los mismos lineamientos y políticas de seguridad con que trata los Datos Personales. 1.7. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 1.8. Datos Sensibles: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 1.9. Empleado: Persona natural que se encuentra vinculada por medio de un contrato laboral con AGUA EN CAJA SAS. 1.10. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del tratamiento. 1.11. Proveedores: Persona natural que provee o abastece de productos y/o servicios a
AGUA EN CAJA SAS.
1.12. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el tratamiento de los Datos Personales. 1.13. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento. 1.14. Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 1.15. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 1.16. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos: 2.1.
Derecho a conocer: El Titular podrá en cualquier tiempo y de forma gratuita, solicitar a la Sociedad, información acerca de cuáles de sus datos personales reposan dentro de las Bases de Datos de la Sociedad y cuál es el Tratamiento que se le da a
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los mismos, además conocer cuáles de los datos aportados han sido objeto de Transferencia. Derecho a actualizar: El Titular podrá en cualquier tiempo y de forma gratuita, solicitar a la Sociedad, que se actualicen sus Datos Personales, para lo cual deberá proporcionar en forma veraz, oportuna y completa la información que desea se incluya en la Base de Datos y/o archivo de la Sociedad, lo cual comprende la entrega de la documentación soporte que se requiera para tal efecto. Derecho a rectificar: Si el Titular considera que los datos que tiene la Sociedad, dentro de su Base de Datos, son inexactos o incompletos podrá solicitarle en cualquier momento y en forma gratuita, que se corrija tal información, a través de los canales habilitados por la Sociedad, explicando en qué consiste la inexactitud o inconsistencia y suministrar en forma correcta y completa la información que desea se incorpore en la Base de Datos, lo cual comprende la entrega de la documentación soporte que se requiera para tal efecto. Derecho a suprimir: El Titular podrá solicitar a la Sociedad que elimine los datos que a bien considere necesario, para lo cual deberá identificarse en debida forma y señalar cuál es la información a eliminar, acompañando dicha solicitud de la documentación soporte que se requiera para tal efecto. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos. Derecho a revocar su autorización: El Titular estará en la capacidad de revocar la autorización otorgada a la Sociedad para el Tratamiento de sus Datos Personales, siempre y cuando no tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba mantener vigente dicha autorización. Derecho a solicitar prueba de la autorización: El Titular podrá solicitar a la Sociedad acreditar la existencia de la Autorización impartida en los casos en que por ley la misma era necesaria para el Tratamiento de sus datos. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: EL Titular estará facultado a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio si considera que se ha presentado alguna infracción a las normas que regulan la protección de sus Datos Personales, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Las finalidades para las cuales AGUA EN CAJA SAS tratará los Datos Personales y, que aplicarán de manera general a todos los Titulares, son: 3.1. 3.2.
Cumplir el objeto social de AGUA EN CAJA SAS. Gestionar, administrar y usar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de AGUA EN CAJA SAS, así como las obligaciones tributarias, comerciales, corporativas y contables.
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3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13.
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Enviar información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma. Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y datos personales le corresponde a AGUA EN CAJA SAS. Socializar políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales. Buscar la satisfacción de los Titulares respecto de los productos y servicios ofrecidos por AGUA EN CAJA SAS. Prestar mejores beneficios, productos y servicios a los Titulares. Personalizar la experiencia de los Titulares en el Sitio Web AGUA EN CAJA SAS. Realizar procesos al interior de AGUA EN CAJA SAS, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas. Mantener comunicación con el Titular. Dar respuesta a preguntas, quejas, reclamos, peticiones, solicitudes o comentarios de los Titulares. Enviar información comercial y/o corporativa, así como invitaciones a eventos y/o actividades que AGUA EN CAJA SAS organice. Identificar y mantener un registro y control de los visitantes, proveedores, clientes, potenciales clientes, accionistas, acreedores, colaboradores, aliados, empleados de la Sociedad. Proveer los servicios requeridos por sus clientes y acceder a los servicios ofertados por sus proveedores. Pagar honorarios, remuneraciones, dividendos o salarios surgidos en virtud de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los Titulares. Informar sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos. Cumplir con la normativa vigente en materia laboral y de seguridad social, civil, comercial, administrativa, penal y demás existente, especialmente aquella relacionada con el archivo y custodia de la información. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Sociedad. La identificación de fraudes y prevención de lavado de activos, financiación del terrorismo y otras actividades delictivas. Enviar comunicaciones referentes a la relación comercial, civil o laboral existente. Evaluar la calidad del servicio suministrado por la Sociedad y por sus proveedores. Enviar mensajes con fines comerciales, publicitarios, educativos y/o de atención a los Titulares, que no contravengan la legislación vigente en Colombia. Registrar y almacenar la información de los Titulares en las Bases de Datos de la Sociedad. Contestar las solicitudes, peticiones, reclamaciones y quejas de los Titulares. Evaluar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los Titulares o exigir el cumplimiento de las mismas. Efectuar y consultar reportes ante las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, entidades de reporte de comportamiento comercial y financiero y autoridades de policía o autoridades judiciales. Actualizar la Información del Titular ante Operadores de Información y Riesgo o ante
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cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos. 3.28. Consultar, solicitar o verificar la información y Datos Personales del Titular en las bases de datos de entidades públicas o privadas, o que conozcan personas naturales o jurídicas, o se encuentren en buscadores públicos, redes sociales o publicaciones físicas o electrónicas, bien fuere en Colombia o en el exterior. 3.29. Realizar trámites administrativos internos de la Sociedad tales como reportes contables, auditorías y facturación. 3.30. Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas y de mercado. 3.31. Transmitir la información y los Datos Personales a terceros involucrados en la prestación del servicio ofrecido. 3.32. Transmitir y/o transferir los Datos Personales del Titular, en Colombia y al exterior, a empresas vinculadas o relacionadas, a proveedores de bienes y servicios y aliados comerciales de la Sociedad, según sea requerido para efectos del cumplimiento de las obligaciones derivadas las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los Titulares. 3.33. Atender requerimientos de organismos de control y vigilancia. 3.34. Promocionar actividades, productos y servicios ofrecidos por la Sociedad o por sus socios, vinculados o aliados económicos. Para dicho efecto, se utilizarán distintos medios de comunicación, tales como correo, e-mail, teléfono fijo, redes sociales y celular (incluyendo mensajes de texto y de voz). 3.35. Transferir los Datos Personales a otros responsables en virtud de un contrato comercial o civil. 3.36. Actualizar la información del Titular. 3.37. Registrar los Datos Personales en los sistemas de información de la Sociedad y en sus Bases de Datos comerciales y operativas. 3.38. Ofrecer o informar al Titular sobre productos y/o servicios de AGUA EN CAJA SAS que puedan ser de su interés, así como suministrar información general por medio de correos electrónicos como parte de una novedad, comunicación, boletín, noticia o Newsletter. 3.39. Recabar información acerca del dispositivo que se está utilizando para ver o utilizar el Sitio Web, como por ejemplo dirección IP o el tipo de explorador de Internet o sistema operativo utilizado y vincularla con información personal para garantizar que el Sitio Web brinde la mejor experiencia en línea. 3.40. Evaluar el uso del Sitio Web (de manera anónima e integral), así como realizar estadísticas de las actividades de los Titulares, como, por ejemplo, horas de visitas, frecuencia con las que se visita y sitio web que transfirió al Sitio Web, de manera que se personalice la experiencia de los Titulares en el Sitio Web. 3.41. Invitar y contactar a los Titulares para que participen en conferencias, talleres, y cualquier otro evento desarrollado por AGUA EN CAJA SAS. 3.42. Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los productos y servicios que ofrece
AGUA EN CAJA SAS.
3.43. Suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a AGUA EN CAJA SAS, aliados comerciales o a otras
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sociedades o personas que AGUA EN CAJA SAS encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de AGUA EN CAJA SAS o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley. Combinar los Datos Personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas. Para los casos en que aplique, consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de Bases de Datos, previa autorización expresa del Titular para dicha consulta. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la Sociedad.
Adicionalmente, la base de datos de los empleados de AGUA EN CAJA SAS se tratará con las siguientes finalidades: §
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Dar cumplimiento y exigirlo, al contrato laboral, reglamento interno de trabajo, así como las demás políticas implementadas por la Sociedad frente a sus empleados, y a las obligaciones que de estos se desprenden. Para la constatación del cumplimiento de las obligaciones, la incursión en las prohibiciones, faltas graves y/o justas causas a través de los procedimientos laborales establecidos por la Sociedad, especialmente a través de procedimientos disciplinarios y de auditoría; para lo anterior, la Sociedad podrá auditar los equipos electrónicos (computadores, tabletas, celulares empresariales, entre otros) y softwares (correos electrónicos, chats, programas, archivos corporativos, entre otros) previstos por ésta para la prestación de los servicios de sus empleados. También, la Sociedad podrá instalar sistemas de video vigilancia, de grabación de sonido, podrá recolectar, usar y almacenar datos biométricos (entre ellos, sin limitarse, a aquellos recolectados a través de lectores de huella dactilar y lectores faciales). Para la afiliación, pago de cotizaciones, y el cumplimiento en general de las obligaciones deberes, así como la exigencia de derechos, de los que la Sociedad o el trabajador son titulares, frente al Sistema de Protección Social. Para dar cumplimiento, implementación y evaluación del Sistema de Gestión en Salud y Seguridad en el Trabajo. Para adelantar los procedimientos de transcripción, radicación y cobro de subsidios por incapacidad temporal frente a las entidades del Sistema de Seguridad Social. Para el análisis de la Sociedad para conceder licencias o permisos.
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Para la ejecución directa o solicitud de ejecución a un tercero de pruebas que evidencien la presencia de alcohol o de sustancias psicoactivas o psicotrópicas en el organismo del trabajador. Para el adelantamiento de trámites o el cumplimiento de los mismos, iniciados por entidades públicas administrativas o judiciales, o ante cualquiera de estas por parte de la Sociedad. Para el trámite préstamos, embargos, retenciones y/o compensaciones de salarios, prestaciones sociales y demás derechos laborales generados en virtud de la relación de trabajo. Para efectos de capacitación, recreación, asistencia a eventos culturales, deportivos o académicos, dirigidos directamente por la Sociedad o por cualquier tercero. Para el cumplimiento de la normativa laboral vigente y aplicable a la Sociedad y a sus trabajadores, incluyendo disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias, contractuales, así como de políticas y directrices internas de la Sociedad. Para almacenar los datos en la Base de Datos de la Sociedad. Verificar conflictos de intereses en nuevos empleados de AGUA EN CAJA SAS y sus filiales, así como inhabilidades e incompatibilidades de los mismos. Llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a los empleados de
AGUA EN CAJA SAS.
Realizar estudios de Seguridad. Promover actividades de bienestar de los empleados.
Por su parte, además de las finalidades enunciadas en un principio, los Datos Personales de los Titulares – candidatos que aspiren a vincularse bajo cualquier modalidad permitida por la normativa colombiana con la Sociedad, serán usados con las siguientes finalidades: §
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Para adelantar procesos de selección, los cuales podrán incluir entrevistas, sometimiento a pruebas de conocimiento y a pruebas sicotécnicas, práctica de visitas domiciliarias, así como el acceso a hojas de vida y las comunicaciones con el candidato por cualquier vía. Para contratar personal bajo cualquier modalidad permitida por la normativa colombiana. Para consultar referencias personales o familiares, así como los antecedentes laborales y de empleo del candidato, incluyendo la constatación de idoneidad y veracidad de los mismos. Para hacer consultas de antecedentes penales, judiciales, disciplinarios, comerciales y financieros en listas públicas o privadas. Para practicar exámenes médicos de ingreso. Para consultar referencias e historial académico, así como constatar la idoneidad y veracidad de los documentos académicos allegados por el candidato. Para almacenar los datos referidos en la Base de Datos de la Sociedad. Para el acceso, consulta y almacenamiento de los demás documentos, certificados e información del Titular a los que hacen referencia los reglamentos y políticas internas de la Sociedad para efectos de adelantar el proceso de selección de personal.
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A su vez, los datos personales de los proveedores, contratistas, clientes y socios de la Sociedad serán usados con las siguientes finalidades especiales: § § § § § § §
Realizar auditorías al interior de la Sociedad. Realizar el cobro o pago de productos o servicios. Realizar compra y venta de productos o servicios. Realizar y enviar cotizaciones, publicidad, ofertas o estudios de mercado. Para la búsqueda de socios o clientes potenciales. Con fines estadísticos o como indicadores de gestión. Recabar información acerca del dispositivo que se está utilizando para ver o utilizar la página web de la Sociedad, como por ejemplo dirección IP o el tipo de explorador de internet o sistema operativo utilizado y vincularla con información personal para garantizar que la página web brinde la mejor experiencia en línea. § Evaluar el uso de la página web (de manera anónima e integral), así como realizar estadísticas de las actividades de los Titulares, como, por ejemplo, horas de visitas, frecuencia con las que se visita y sitio web que transfirió a la página web, de manera que se personalice la experiencia de los Titulares en la misma. En el evento en que la prestación de sus servicios y/o la ejecución de los demás contratos laborales, comerciales o civiles que celebre con los Titulares implique la Transferencia o Transmisión de los Datos Personales a aliados o proveedores nacionales o extranjeros, AGUA EN CAJA SAS se compromete a que estos se adhieran a lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que modifiquen, adicionen y complementen, y concretamente den estricto cumplimiento a lo establecido en la presente Política. Finalmente, concluido el servicio ofrecido por AGUA EN CAJA SAS o finalizado el contrato entre la Sociedad y los Titulares, los Datos Personales sólo serán usados para efectos de mantenerlos en el registro de la Base de Datos de la Sociedad y de enviar mensajes con fines comerciales, académicos y/o publicitarios si así lo autoriza el Titular, de lo contrario, serán eliminados de las Bases de Datos de la Sociedad o archivados en condiciones seguras cuando así lo requiera la normativa colombiana.
4. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
AGUA EN CAJA SAS restringirá estrictamente el tratamiento de Datos Personales Sensibles a los indispensables para realizar su objeto social o para cumplir con requerimientos normativos o contractuales, e informará a los Titulares de forma explícita y previa cuales son los Datos Sensibles y la finalidad de su Tratamiento. AGUA EN CAJA SAS solo dará tratamiento a Datos Sensibles sin el consentimiento previo cuando se trate de emergencia vital que requiera de una acción inmediata para evitar un daño grave o irreversible. Por otro lado, de acuerdo con el artículo 6 de la Ley 1581 de
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2012, AGUA EN CAJA SAS podrá darle Tratamiento a Datos Sensibles para "una finalidad histórica, estadística o científica", siempre y cuando adopte "las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares".
5. TIPOS DE DATOS PERSONALES RECOLECTADOS POR AGUA EN CAJA
SAS AGUA EN CAJA SAS dará Tratamiento a los Datos Personales que sean necesarios para desarrollar las actividades comerciales inherentes a su objeto social, así como mantener y fortalecer las relaciones comerciales, contractuales, de consumo y laborales con los Titulares de los mismos. En particular, AGUA EN CAJA SAS recabará los siguientes datos personales, entre otros que pudieren ser necesarios para estos fines: §
DATOS EMPLEADOS:
Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, genero, firma, nacionalidad, datos de familia y/o beneficiarios, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, fotografías, datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional, datos de ubicación personal relacionados con actividad privada, datos relacionados con el estado de salud, datos socioeconómicos, datos patrimoniales, datos relacionados con la actividad económica, datos relacionados con la historia laboral, datos relacionados con el nivel educativo, capacitación y/o historial académico, datos generales relacionados con los seguros de salud y pensiones, datos personales de acceso al sistema de información de AGUA EN CAJA SAS, datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas. §
DATOS CLIENTES:
Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, sexo, firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, datos de ubicación relacionados con la actividad comercial o profesional, datos de ubicación personal relacionados con actividad privada, datos socioeconómicos, datos de información tributaria, datos patrimoniales, datos relacionados con la actividad económica, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas. §
PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y/O COLABORADORES:
Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, sexo, firma, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional, datos de ubicación personal relacionados con actividad privada, datos financieros, crediticios y/o derechos de carácter económico, datos socioeconómicos, datos de información tributaria, datos patrimoniales, datos relacionados con la actividad económica, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.
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6. FORMA DE RECOLECCIÓN
Los datos podrán ser suministrados explícitamente a AGUA EN CAJA SAS mediante formatos digitales o impresos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes, obtenidos mediante consulta a terceros que administren Bases de Datos, o recolectados implícitamente de las operaciones de análisis de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por AGUA EN CAJA SAS, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de información, encuestas, propuestas, ofertas, visita de las instalaciones de AGUA EN CAJA SAS, de participación en proyectos, programas y eventos, entre otros.
7. COOKIES
AGUA EN CAJA SAS utiliza cookies y otras herramientas que automáticamente recolectan información de las personas cuando usan el Sitio Web de AGUA EN CAJA SAS, entendiendo que el ingreso y navegación en el Sitio Web es una conducta inequívoca de autorización. El tipo de información que puede ser recolectada de esta manera incluye: Información sobre el Localizador de recursos uniforme (URL), información acerca del explorador que utiliza el Titular, detalles de las páginas visitadas por el Titular, dirección IP, clicks, hipervínculos, nombre de usuario, consultas, entre otros.
8. OTRAS FUENTES DE RECOLECCIÓN
AGUA EN CAJA SAS puede recibir información personal del Titular por medio de otras fuentes como Bases de Datos públicas e información de terceras partes a las que el Titular ha otorgado autorización para compartir su información.
9. AUTORIZACIÓN
La autorización de los Titulares de Datos Personales o de quien se encuentre legitimado es requisito indispensable para que AGUA EN CAJA SAS recolecte, almacene, consulte, use, procese y en general, de Tratamiento a su información personal. Esta autorización será otorgada por el Titular en forma escrita, oral o a través de conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. Se entenderá que el Titular ha concedido la autorización de manera expresa e inequívoca cuando navegue, se registre o use los servicios de AGUA EN CAJA SAS, quien tomará las medidas pertinentes para conservar copia o evidencia, o para documentar la existencia, de la autorización para consultas futuras. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de (i) Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. (ii) Tratamiento de Datos Públicos. (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria. (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
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10. ALCANCE
La presente Política aplica a las bases de datos de las que es responsable AGUA EN CAJA SAS. Por tanto, esta Política no cubre el tratamiento que hagan terceros de (i) Información recolectada en páginas, plataformas y/o aplicaciones que no controle AGUA EN CAJA SAS. (ii) Información recolectada por los sitios web de terceras partes.
11. SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES A TERCEROS
AGUA EN CAJA SAS solo suministrará o dará acceso a terceros a la información personal de los Titulares cuando sea procedente o necesario según las finalidades descritas en la presente política. Así mismo, en caso de que sea necesario suministrar datos personales de los Titulares con terceros Encargados para que realicen el tratamiento en nombre de AGUA EN CAJA SAS, el Titular autoriza a AGUA EN CAJA SAS a suministrar su información con esos terceros y, entre otros, con: § § § §
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Agencias de publicidad que apoyan a AGUA EN CAJA SAS a cumplir y analizar la eficacia de sus productos y/o servicios. Terceros que deben entregarle al Titular algún producto o servicio ordenado, como por ejemplo algún servicio postal o de mensajería. A las autoridades policivas o gubernamentales en casos que éstas hayan seguido el debido proceso legal para solicitar que se les comparta la información del Titular. Terceros que deseen enviarle al Titular información acerca de sus productos y servicios únicamente en casos en los que se haya dado su previo consentimiento para ello por parte del Titular. Terceros prestadores de servicios, empresas de Outsourcing, personal en misión o temporal. Proveedores de herramientas analíticas web, tales como Google. Compañías, organizaciones o individuos fuera de AGUA EN CAJA SAS, si se considera que revelar dicha información es necesaria por razones legales.
Así mismo, otras razones que pueden llevar a que AGUA EN CAJA SAS comparta información con terceros pueden ser: (i) Reforzar los términos aplicables de uso del Sitio Web de AGUA EN CAJA SAS. (ii) Llevar a cabo investigaciones de posibles violaciones a las leyes aplicables. (iii) Detectar, prevenir y proteger a AGUA EN CAJA SAS contra el fraude y cualquier vulnerabilidad técnica o de seguridad. (iv) Cumplir con las leyes y regulaciones aplicables, y trabajar en conjunto para cualquier investigación legal y para cumplir con los requisitos gubernamentales. AGUA EN CAJA SAS podrá así mismo suministrar o ceder la información a las entidades que resulten de una escisión y/o fusión total o parcial del negocio, consolidaciones, cambio de control, reorganización o liquidación de todo o una parte del negocio. Con la autorización concedida a AGUA EN CAJA SAS para el tratamiento de sus datos personales, el Titular expresamente manifiesta que la autorización concedida continuará vigente en caso de que AGUA EN CAJA SAS llegare a fusionarse, escindirse o transformarse, por lo cual la autorización se entenderá
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otorgada a la compañía resultante de la escisión, fusión o transformación.
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS
PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN
AGUA EN CAJA SAS tomará las precauciones razonables para mantener segura la información personal y para exigir a cualquier tercero que maneje o procese Datos Personales por encargo de AGUA EN CAJA SAS que haga lo mismo. El acceso a la información personal está restringido para evitar accesos no autorizados, modificaciones o usos indebidos, y estará permitido su tratamiento únicamente por personas vinculadas a AGUA EN CAJA SAS o encargadas expresamente para ello. Lo anterior, conforme a la política de seguridad de la información de la Sociedad.
13. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las Bases de Datos a las cuales dará Tratamiento AGUA EN CAJA SAS, así como los Datos Personales debidamente autorizados incorporados en ellas estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades. Una vez cumplido este plazo, AGUA EN CAJA SAS procederá a eliminar la base de datos o eliminar los datos de los titulares, según correspondiere.
14. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS
PERSONALES
§
TRANSFERENCIA
Es posible que AGUA EN CAJA SAS tenga que transferir información personal de los Titulares a Responsables en diferentes países. Al aceptar la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales el Titular autoriza y da su consentimiento expreso para dicha Transferencia, a cualquier país o territorio. §
TRANSMISIONES
Con la autorización otorgada por cualquiera de los medios previstos para tal fin, el Titular autoriza que AGUA EN CAJA SAS realice transmisiones nacionales e internacionales de Datos Personales a un Encargado, para permitir que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta de AGUA EN CAJA SAS. Al aceptar la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales el Titular autoriza y da su consentimiento expreso para dicha Transmisión, a cualquier país o territorio.
15. MODIFICACIONES EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
Cualquier cambio o modificación sustancial de la presente Política de tratamiento de datos personales, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en el Sitio Web de AGUA EN CAJA SAS https://www.aguaencaja.co/
16. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD
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AGUA EN CAJA SAS solo usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad con el expreso consentimiento de sus padres o representantes legales. En el caso de los datos de los menores de edad hijos o dependientes de empleados o colaboradores, la finalidad de dicho tratamiento será la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los mismos. Para tales efectos, AGUA EN CAJA SAS tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.
17. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN SOBRE
DATOS PESONALES
AGUA EN CAJA SAS garantiza que los Titulares de los Datos Personales a los que se les da Tratamiento, tendrán acceso a éstos, y serán informados sobre todas las modificaciones, actualizaciones o supresiones que de ellos se haga, siempre y cuando soliciten dicha información. AGUA EN CAJA SAS pone a disposición de los Titulares el siguiente correo: info@aguaencaja.co al cual podrá escribir el Titular o los legitimados según la Ley 1581 de 2012, para tener acceso a su información personal, para acreditar el Tratamiento que se les está dando a sus Datos Personales, para presentar reclamos o solicitar su actualización, rectificación o supresión, para solicitar la prueba de la Autorización por éste dada en su oportunidad y para ejercer los demás derechos mencionados anteriormente. Cuando se trate de consultas, AGUA EN CAJA SAS tendrá un plazo de 10 días hábiles para dar respuesta, contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando se trate de reclamos, los mismos se formularán incluyendo la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento
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del primer término. Para atender el reclamo, solicitud o consulta, es necesario que el Titular o los legitimados según la Ley 1581 de 2012, alleguen la siguiente información: § § § § §
Nombre completo. Número de identificación. Dirección de notificación o de respuesta. Teléfono de contacto. Cuando el solicitante no sea el Titular, debe allegar la información que de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 lo legitima para hacer la solicitud, consulta o reclamo en nombre del Titular.
18. VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LA
POLÍTICA
PARA
EL
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales se encuentra vigente a partir del 2 de octubre de 2019. Cualquier cambio o modificación sustancial de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en el Sitio Web de AGUA EN CAJA SAS: https://www.aguaencaja.co/, donde se pondrá a disposición de los Titulares, la última versión de la misma, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación. Fecha de última actualización: 10 de junio de 2021
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